Vsi se zanašamo na e-pošto za takojšnjo korespondenco - in zagotovilo, da je naš paket Amazon v resnici na poti. Vendar lahko z vsemi svojimi hvalevrednimi ugodnostmi vaš e-poštni nabiralnik hitro postane neustrezen. In pogled na natrpano mapo »Prejeto« je takojšen stres skoraj vseh.

Redno preverjanje e-pošte je vsakodnevna naloga, ki se ji je nemogoče izogniti in ne glede na to, kako prizadevni ste, da pritisnete »Odgovori vsem«, je upravljanje namestitvenega nabiralnika lažje reči kot narediti. In če ste manj pridni - tako kot prej, ste bolj nagnjeni k temu, da dovolite svoje e-poštna sporočila se kopičijo nenaslovljena - verjetno je pomanjkanje organizacije mape »Prejeto« (in zaskrbljenost zaradi dolga po e-pošti) ki vplivajo na vašo produktivnost bolj kot se zavedate. Na srečo obstaja pot iz kaotične luknje v nabiralniku. V prizadevanju, da bi bolje upravljali svoje neposlušne mape »Prejeto«, smo izkoristili prednosti produktivnosti za varčevanje s časom (beri: rešilno) za upravljanje e-pošte, ki nas bo toliko bolj približalo na videz izmuzljivi Inbox Zero.

POVEZANE : 6 skupnih lastnosti vseh učinkovitih delovnih sporočil

Sorodni predmeti

1. Preverite e-pošto le 15 minut hkrati

Po mnenju strokovnjaka za produktivnost in ustanovitelja podjetja Inkwell Press , Tonya Dalton, lahko povečate svojo produktivnost tako, da na kratko preverite e-pošto, 15-minutni izbruhi . 'Presenečeni boste nad tem, koliko e-poštnih sporočil lahko preberete in se nanje odzovete v kratkem času, ko v paketu preverite svojo nabiralnico,' pravi. 'Ključno je nastaviti časovnik, tako da boste vedeli, kdaj poteče 15 minut in kdaj je čas za drugo delo.'

kako najdeš velikost prstana

dva Načrtujte časovne bloke za e-pošto

Prav tako si navadite razporejati določene časovne bloke (približno 15 minut) zgolj za preverjanje e-pošte. Neprekinjeno branje e-poštnih sporočil, ko se pretakajo v vaš nabiralnik, na koncu ovira produktivnost. Za poklice, pri katerih je stalna komunikacija ključnega pomena, določanje urnika morda ne bo realno. Če pa dolgo in trdo pogledate svoje delo, boste morda ugotovili, da je smiselno določiti čas branja e-pošte, recimo vsakih 60 ali 90 minut. Nastavite opozorila v koledarju, dokler ne vstopite v rutino. Če vas nekdo resnično potrebuje, vam bo spet poslal e-pošto, pošlji neposredno sporočilo ali pokličite. Če v telefonu posnamete e-pošto, označite tiste, ki jim morate slediti, kot neprebrane, da ne boste pozabili odgovoriti pozneje.

POVEZANE: Pozabite na upravljanje časa - Pozor Upravljanje je boljša pot do produktivnosti

3. Namensko uporabite mapo Osnutki

Ne dovolite, da vaš e-poštni nabiralnik postane seznam opravkov, med katerimi se prebijate od zgoraj navzdol, «pravi Charles Duhigg, novinar in najbolje prodajani avtor Pametnejše, hitrejše, boljše . To je najslabši seznam opravkov, saj ga lahko doda dobesedno vsak.

Ustvarite svoj seznam opravil po e-pošti, tako da odprete samo tiste, ki potrebujejo vašo pozornost. Poiščite pomembna e-poštna sporočila, ki zahtevajo takojšnje odzive (npr. Za prednostne projekte ali od šefa). in odprite samo ta sporočila - ali pritisnite odgovor. V računalniku naj bo okno za odgovor odprto ali pa osnutek pustite v čakalni vrsti v mapi z osnutki. Tu je vaš seznam opravkov: ta kup odgovorov. Predpisani čas za e-pošto uporabite za pisanje premišljenih, prepričljivih odgovorov, namesto da bi poskušali prebrskati večjo količino manj pomembnih stvari. Tako je vaš cilj lahko doseči prazno mapo z osnutki in ne neokrnjeno prazno mapo »Prejeto«.

4. Prejemajte e-poštna sporočila v serijah

Če ne morete pomagati, da ne bi preverili vsakič, ko zaslišite ping, je preprost način za upravljanje nenehnega zaklepanja e-pošte v mapi »Prejeto« (in omejevanje motenj) uporaba orodja, kot je BatchedInbox vtičnik za Gmail bi vas lahko rešil nenehnih motenj. Združuje vaša e-poštna sporočila in vam jih pošilja v valovih, vendar le ob točno določenih urah, ki ste jih izbrali.

5. Neusmiljeno se odjavite

Če eno za drugim izbrišete nepomembna glasila in obvestila o prodaji, se lahko ustvari iluzija o produktivnosti, toda prebijanje po isti neželeni pošti iz tedna v teden samo povečuje neučinkovitost e-pošte. 'Po zakonu morajo vsa glasila vsebovati povezavo za odjavo,' pravi Dalton. 'Vzemite si čas in kliknite to povezavo, da oddate zahtevo za odjavo. To je 10-sekundna naložba, ki se bo obrestovala v obliki čistejše mape »Prejeto«.

darila za 24-letno žensko

Dalton tudi ugotavlja, da prijava za aplikacijo ali storitev za odjavo po e-pošti ni potrebna, da se v nabiralniku znebite nereda. 'Mnogi od teh programov dejansko prodajo vaš e-poštni naslov drugim podjetjem, da ostanejo v poslu,' dodaja.

POVEZANE: Kako očistiti telefon

6. Vklopite funkcijo predogleda

Uporabite funkcijo za predogled e-poštnega programa, če jo ima (večina jih ima). Tako boste lahko v ločenih oknih pokukali prvih nekaj vrstic sporočila, zato ga ne boste morali v celoti odpreti, da ga boste prebrali, in lahko takoj odstranite neželeno pošto. (Bonus: To tudi zmanjšuje možnosti za odpiranje sporočila s pripetim virusom.)

7. Dotaknite se e-pošte samo enkrat (in uporabite pet D)

Dalton predlaga, da ukrepate takoj, ko odprete sporočilo, tako da razmislite o 5-ih: Naredite, pooblastite, izbrišite, odložite in določite. 'Hitro pošljite e-pošto, ki zahteva manj kot dve minuti akcije, in dodelite tiste, ki zahtevajo ukrepanje s strani nekoga drugega,' pravi. Takoj se odjavite in izbrišite sporočila, ki ne zahtevajo nobenega dejanja, in odložite obvestila, ki zahtevajo več kot dve minuti akcije. Nazadnje e-poštna sporočila, ki vsebujejo ustrezne informacije, shranite v ločeno mapo, da jih boste v prihodnosti lažje našli.

kako zatakniti peruti purana

POVEZANE: 7 zapovedi e-poštnega bontona, ki bi jih moral upoštevati vsak

8. Mape so vaš prijatelj

Ko svojo mapo »Prejeto« uporabite kot privzeto shrambo, hitro postane digitalni predal za neželeno pošto, zaradi česar je iskanje tistega, kar potrebujete, težavno Peggy Duncan , strokovnjak za osebno produktivnost v Atlanti. Seveda lahko ročno razvrstite sporočila v mape, še bolje pa je, da lahko nastavite samodejne filtre, ki sporočila usmerjajo neposredno v želeno mapo. Na primer, obvestila s Facebooka lahko gredo naravnost v mapo Social Media. Vsa sporočila marketinške skupine bodo vložila neposredno v datoteko Marketinške pobude. (Gmail to počne samodejno, vendar lahko podoben sistem nastavite z drugimi e-poštnimi storitvami, kot je Microsoft Outlook.) Ko so vsa e-poštna sporočila ene vrste, na primer glasila, zbrana v svoji mapi, lahko izberete vsa in z njimi izbrišete neželena en klik. Poiščite nastavitev samodejnega razvrščanja e-poštnih sporočil, ki ustreza vam in vašim opravilom, nato se je držite.

9. Osnutek pripravljenega odgovora

Če prejmete več sporočil, ki vsebujejo podobne zahteve, Dalton svetuje, da izpišete privzeti pripravljeni odgovor, ki ga lahko prilagodite in prilagodite z vsakim odgovorom po e-pošti. 'Shranite privzeti odgovor kot enega od svojih e-poštnih podpisov, da boste lahko samodejno napolnili telo svojih e-poštnih sporočil,' pravi. Genij, kajne? (Samo ne pozabite spremeniti za prejemnika in okoliščine.)

POVEZANE: Kako dejansko opraviti stvari med delom od doma

10. Ustvari račun Alias ​​za razvrščanje pošte

Številne e-poštne platforme (vključno z Gmailom) omogočajo ustvarjanje vzdevkov, ki se vsi hranijo v enem nabiralniku. 'Svoje račune z vzdevki sem nastavil tako, da jih je mogoče shraniti v eno mapo,' pravi Dalton o taktiki, ki jo uporablja za organiziranje računov in drugih kritičnih finančnih dokumentov. 'Z nobenim od teh e-poštnih sporočil se ne ukvarjam do petka zjutraj, ko si posvetim čas, da se usedem in razvrstim vse svoje finance.'

darila, ki prispevajo izkupiček v dobrodelne namene

enajst Samo. Ne. Odgovori.

Tam je bilo rečeno. Ta nasvet presega ukvarjanje z očitno neželeno pošto - in očitno ne odobravamo duhovitega šefa. Govorimo o sporočilu vašega sodelavca, ki je dve mizi dol. Duhigg trdi, da ljudje pogosto postavljajo vprašanja, ko verjetno odgovore najdejo sami. In če ne odgovorim, jih bodo šli poiskati. Kako izvajati tovrstno razmišljanje, ne da bi se počutil nesramno? S skrbjo bolj zase in za svoj čas kot za čas drugih (ah!). Mantra za vadbo: Ni razloga, da bi se ljudem odzival zgolj zato, ker mi pošljejo e-pošto.

12. Premislite o sanjah Inbox-Zero

To morda ni pravi biser modrosti za vsakogar - za veliko ljudi obstaja nekaj, kar lahko zelo zadovolji, ko vsak dan zaključimo in začnemo s čisto mapo »Prejeto«. Toda za vas je morda to pričakovanje nerealno in celo nekoliko zadušljivo. Religiozno praznjenje mape »Prejeto« bi lahko bilo pošteno zapravljanje časa (in morda res kaj drugega), pravi Duhigg. Hitting delete, delete, delete morda zadovoljuje ali se zdi produktivno, toda zakaj bi se trudil? Zastavi si vprašanje: Ali to počnete, ker se počutite dobro ali ker je dejansko koristno? In če ni koristno, morda ne potrebujete čiste mape »Prejeto« - in morda bi morali to prenehati uporabljati kot barometer uspeha.

POVEZANE: 8 strokovnih digitalnih nasvetov za zmanjševanje časa za zmanjšanje časa zaslona