Pozabite na upravljanje časa - upravljanje pozornosti je boljša pot do produktivnosti

Obstaja razlog, zakaj je upravljanje s časom za mnoge postalo nedosegljiv in nezadosten pristop k produktivnosti. Morda se vam zdijo slabe veščine upravljanja časa vaša najhujša pomanjkljivost, nekaj, kar vas zadržuje doma in v službi. Zakaj pa bi bilo treba pričakovati, da lahko kdo 'upravlja' čas? Čas je nedoločen, avtonomen konstrukt in zato sam po sebi neobvladljiv.

Kolikokrat ste si rekli, da se boste naredi to stvar ob 14. uri To začnete početi ob 2. uri, vendar pride bolj pereč e-poštni naslov - stvar ! - in na to morate odgovoriti. Nato vas očara vaš nabiralnik, poln drugih e-poštnih sporočil ; lahko tudi odgovori na tiste, medtem ko je okno gor. Eno e-poštno sporočilo vodi do članka, ki vas spominja na drug članek, ki vam ga je neki dan poslal vaš prijatelj in ste ga pozabili prebrati. Začnete brati in se zavedate, da je že 2:28, in ste za to naredili samo eno uro. (Odkrijte tesnobo in samokorevanje.)

Ure ne morete obrniti nazaj na 14. uro ali pa ustaviti čas, ko nadoknadite izgubljenih 28 minut dela. Kaj ti lahko namesto tega, opredelite, kako mislite, da je treba doseči produktivnost. Namesto da bi poskušali (in ne uspeli) slediti času, obvladajte svojega pozornost —Sposobnost izbire, kdaj in na kaj se boste (ali ne) osredotočili.

normalna velikost prstana za ženske

Zakaj upravljanje s časom tega ne zmanjšuje več

'Dokler svojo pot do produktivnosti postavljamo v smislu upravljanja s časom, bomo vedno za osmimi kroglami,' pravi Maura Thomas , strokovnjak za produktivnost in avtor Upravljanje pozornosti .

Po Thomasu obstajata dva glavna razloga, zakaj upravljanje s časom kot koncept ne ustreza veliko ljudem. 'Prvič, ko rečemo upravljanje s časom, se nam ustvari iluzija, da imamo dejansko nadzor nad časom, v resnici pa ga nimamo - čas koraka ne glede na to, kaj počnete,' pojasnjuje.

Drugič, ko večina ljudi pomisli, da bi se ukvarjala s svojim časom, je njihov prvi nagon, da se dogovorijo sami s seboj (ob 9. uri bom končal četrtletno analizo; ob 10.30 bom začel odgovarjati na e-pošto). Kot poudarja Thomas, je težava v tem, da je enostavno - najlažje - prekiniti sestanek s seboj. Kdo te bo ustavil?

Čas je še vedno potreben in pomemben, vendar ne bi smel biti tista stvar, na katero bi povezali svoj osebni občutek za produktivnost. Thomas priporoča, da koledar uporabljate samo za stvari, ki imajo 'močno povezavo s časom'. To so vaši sestanki z drugimi ljudmi, dogodki, roki za zapadle projekte.

Druge naloge, ki tehnično nimajo roka, za katere v resnici niste odgovorni nekomu drugemu, imajo šibkejši odnos do časa. V teh primerih bi zagotovo lahko načrtovali, da bi nekaj delali ob 15. uri, toda 'če v tem časovnem bloku tudi ne nadzorujete svoje pozornosti, to ni pomembno,' pravi Thomas. 'Kadar se ta časovni blok konča, naloge ne bo mogoče izvesti, če tudi vi ne boste upravljali svoje pozornosti.'

'Če upravljanje časa pomeni, da se na koledarju dogovorite za sestanke s seboj, nam to ne uspe in nam vedno ni uspelo,' pravi. 'Toda zdaj nam to ne uspe, ker imamo toliko motenj.'

POVEZANE: Nasveti za delo od doma Resnično preprosto Uredniki prisegajo

Kaj pomeni obvladovati svojo pozornost?

Thomas je s svojimi raziskavami, pisanjem in poučevanjem produktivnosti upravljanje upravljanja pozornosti opredelil kot 'zbirko vedenj, ki vam omogočajo, da prepoznate, kje je vaša glava, in [sposobnost], da se preusmerite v stanje možganov, ki je v tem trenutku bolj pomembno. '

Upravljanje pozornosti ni popolnoma ločeno od koncepta upravljanja časa in časa, saj so vsi med seboj povezani. (Kot prizna Thomas, 'na nek način govorimo o semantiki, vendar so besede, ki jih uporabljamo, močne.')

Toda kot koncept je njegov namen spremeniti vaše razumevanje in strategijo za kako motiviraš se : Namesto da se osredotočite na poskušanje nadzora časa, česar nihče ne more nadzorovati, se lahko osredotočite na vadbo nadzora nad svojo pozornostjo - nekaj, kar je zelo izvedljivo (čeprav s prakso in voljo). Preprosto povedano, Thomas je odločen ljudi opomniti, da niso nemočni, in jim omogočiti, da si povrnejo nadzor nad napornimi dnevi.

kakšne so pore na obrazu

POVEZANE: Zaseden? Tehnika Pomodoro dela čudeže za produktivnost - in vse, kar potrebujete, je kuhinjski časovnik

Spoznajte svojo sposobnost upravljanja pozornosti

Da bi upravljanje pozornosti razumeli kot metodo produktivnosti, moramo najprej razumeti, kako pozornost sama deluje tako na splošno kot osebno. Vrnimo se k tistim 'možganskim stanjem', ki jih je omenil Thomas, ali 'štirim kvadrantom' pozornosti, ki jih zavzemamo in se premikamo v kateri koli točki dneva.

Pravi, 'če ohlapno kategoriziramo različna možganska stanja, v katerih bi lahko bili - seveda jih je neskončno veliko - a le v splošnih vedrih so: 1) reaktivni in moteni, 2) osredotočeni in pozorni, 3) sanjarjenje ali Mind tava in 4) Tok. '

1. reaktiven in moten

To je prostor, v katerem ostane večina ljudi ves dan, ne glede na to, ali ste starš, ki ostane doma, ali podjetniški svetovalec. V tem stanju ste morda poskušam da se osredotočite, vendar še vedno primanjkuje nadzora nad vašo okolico in ostajate v nemilosti motečih dejavnikov: e-poštna obvestila, ohlapni pingi, zvonjenje telefona, hoče prebrati kul članek, nekdo, ki se pojavi ob vaši mizi in postavi hitro vprašanje, občutek lakote po prigrizek ali otrok, ki prekine nalogo medtem ko delate doma .

'Preklapljamo se s stvari na stvar ... in samo večopravilnost - ali, natančneje, preklapljanje med nalogami - skozi naš dan,' pravi Thomas. Lahko začnete projekt, ki ga nameravate videti skozi, vendar množico zunanjih motenj in notranjih skušnjave za odlašanje vas ohranili v reaktivnem in motenem stanju, kar presenetljivo ni idealen kvadrant za upravljanje pozornosti, s katerim bi lahko dosegli optimalno produktivnost.

2. Osredotočen in pozoren

'To drugo vedro je nekako polarno nasprotje,' pravi Thomas. The osredotočeno in pozorno stanje je tisti, v katerem se aktivno koncentrirate. Prizadevate si, da bi vso svojo pozornost usmerili na eno nalogo (pisanje in pošiljanje dolgega e-poštnega poročila) ali morda posvetili določeno količino časa in koncentracije naboru nalog (vzeli si čas in poslali več e-poštnih sporočil, ki ste jih že postavili izklopljeno).

Kakorkoli že, Thomas pravi, v tem kvadrantu 'vi ukrepate, da vas ne motijo, aktivno izrivate druge misli, ki se prikradejo, in svojo pozornost dalj časa ohranjate na bolj kognitivnem zahtevna naloga. '

To je najočitnejši prostor glave, s katerim se lahko dotaknete, da boste najbolj produktivni in najučinkovitejši. Thomas reference Cal Newport , avtor in izredni profesor računalništva na univerzi Georgetown, ki je populariziral izraz 'globoko delo' za opis vrste dela, ki se zgodi v tem stanju.

POVEZANE: 3 enostavne tehnike pozornosti, ki jih lahko prikradete v zaseden delovnik

3. Sanjarjenje ali tavanje v mislih

'Tukaj svoje pozornosti ne usmerjamo aktivno nikjer posebej, ampak se aktivno upiramo motečim dejavnikom,' pojasnjuje Thomas. 'Pustiš, da ti misli tavajo in pravično biti in namerno rečete „ne“, ko vzamete telefon, da pošljete besedilo, vklopite televizor ali celo vstavite podcast. Thomas jih omenja kot mirne trenutke ali trenutke 'vmes', ko čakate na avtobus, v vrsti za naročanje v kavarni ali se sprehodite po parkirišču po avto.

Morda se zdi neškodljivo, celo pametno - produktivno! - te vmesne trenutke zapolniti z aktivnostjo ali odvračanjem pozornosti (zakaj ne bi med vožnjo z dvigalom izločili nekaj e-poštnih sporočil?), Kar je pogosto lahko. Vendar je pomembno najti ravnovesje, saj se med temi majhnimi žepi uma tavajo vse dobre stvari.

'To stanje sanjarjenja je, ko imamo vpogled, kdaj dobimo ideje in ko se naša kreativnost resnično izkaže,' pravi. „Ne morete si ukazati, da imate vpogled, novo idejo ali rešite težavo. To se zgodi samo v tistih tihih trenutkih, ko se te stvari lahko zgodijo. Nekako smo prišli do spoznanja, da če ne delamo, delamo, delamo, potem nismo produktivni. V resnici pa je ravno nasprotno. '

4. Pretok

In končno, pretok je globoko osredotočeno psihološko stanje, v katerem vaši možgani delujejo drugače kot v katerem koli od treh treh kvadrantov. Ta psihološki koncept je prvič priznal in poimenoval madžarski psiholog Mihály Csíkszentmihályi in vključuje enostavno izgubljanje samega sebe pri svoji nalogi. 'Kaj pomeni, ko ste v toku, je to, da del vaših možganov, ki se prepozna v času in prostoru (lačen sem, mrzlo me je, to je dolgočasno, sprašujem se, ali je komu bila všeč moja objava na Instagramu), izgine , «Pravi Thomas. „Popolnoma ste poglobljeni v nalogo; to je popolna absorpcija v tem, kar počnete. '

Z drugimi besedami, brez da bi se sploh zavedali, ste na območju. Popoln mentalni prostor za produktivnost, kajne? Toda tu je en ulov: 'Ne moreš se ukazati, da tečeš,' pravi Thomas in dodaja, da '[ko] ostaneš dlje časa v osredotočenem in pozornem prostoru, bi lahko imel srečo dovolj, da se pretaka v tok. '

'To so štiri možganska stanja, v katera lahko vključimo svojo možgansko aktivnost, upravljanje pozornosti pa je na koncu sposobnost prepoznati, v katerem ste, in se nato zavestno premakniti na tisto, ki vam bo v tem trenutku najbolje služilo,' pravi.

Kako voditi svojo pozornost

Če je prvi korak k obvladovanju upravljanja pozornosti gojenje zavedanja, kje je vaš um v danem trenutku, drugi prepozna, katero možgansko stanje je idealno za določeno nalogo - in nato namerno prestavite v to možgansko stanje, da ga dosežete Končano.

Pošteno je reči, da je 'osredotočen in pozoren' - ne pa bolj razširjeno 'reaktivno in moteno' stanje - idealno duševno mesto za prebivanje na napornem dnevu. Kako pa prideš tja najprej zjutraj, ko si zaspan in meglen? Ali okoli poldneva, ko je kup nalog na vašem krožniku uradno ogromen? Ali okoli 15. ure. ko ste lačni, ste utrujeni in so vaši sodelavci (ali družina) moteči? Prevzamete nadzor.

koliko časa kuhati jam do mehkega

'Ljudje mi pravijo, da morajo svoje delo opraviti, vendar [ne morejo, ker] jih ljudje nenehno motijo. Ljudje so nenehno vas bom prekinil, «razloži Thomas. 'Edini način, da vas nehajo prekinjati, je, da ljudem naročite, naj vas za nekaj časa nehajo motiti.'

Kot pravi Thomas: Pozor je protistrup za odvračanje pozornosti. Namesto da dovolite, da vas moti moti, prepoznajte svojo agencijo nad njimi. 'Dve najbolj kritični tehniki za [začetek] nadzora nad vašo pozornostjo sta nadzor okolja in tehnologije,' pravi. Tukaj je kako.

Nadzirajte svoje okolje

Eden od načinov za to je ustvariti signale, ki komunicirajo z drugimi, za katere poskušate ostati zbrani. To je lahko dobesedni znak ne moti; lahko bi si nataknil tudi slušalke; če imate pisarno ali ločen delovni prostor, lahko to zapira vrata; ali pa je lahko vse našteto, če potrebujete. „Ne glede na signal bodite eksplicitni - ne pričakujte, da bodo ljudje, če imate slušalke, vedeli, da to ne moti. Povedati jim moraš, «vztraja Thomas. 'Ko je moj signal »ne moti«, to pomeni, naj me ne moti, razen če je res nujno. To je primer nadzora okolja. '

Ni realno pričakovati, da se bo ves dan pojavil signal 'ne moti me', vendar Thomas priporoča, da se izklopite in se globoko osredotočite, recimo, 20 minut na uro ali po približno 90 minut dvakrat na dan. dan. 'Pogostost in trajanje je odvisno od vas in je odvisno od narave vaše službe ali od tega, koliko vas ljudje okoli vas potrebujejo,' pravi.

Nadzirajte svojo tehnologijo

Ko ustvarite okolje brez motenj, je čas, da odpravite končno motnjo: svojo napravo. Vsaka pasica z obvestili, številka, pika, ping, DM je zasnovana tako, da pritegne vašo pozornost. Tudi oni to dobro opravijo, vendar imate več nadzora, kot si mislite.

'Drugi korak k nadzoru okolja in pozornosti je, da zaprete svojo e-pošto ali preklopite v način brez povezave ali ne moti,' svetuje Thomas. Da, tudi če je naloga, s katero se ukvarjate, e-pošta.

'Če imam 50 [e-poštnih sporočil], moram odgovoriti, edini način, kako bom to storila, je, če ustavim nova sporočila,' pravi. 'V nasprotnem primeru ne bom prišel do obstoječih 50, ker bom odgovoril na prvega, nato pa bo nastal nov (in nov in nov).' Pozornost usmerite samo na nova e-poštna sporočila po ste odgovorili na obstoječa sporočila, na katera ste se odločili odgovoriti.

kako oblikovati odejni šal

Nato skrijete telefon - in 'vse drugo okoli vas, kar brenči, zvoni, vibrira ali kako drugače opozarja,' pravi Thomas. Postavite ga na način »Ne moti«, tiho in obrnjeno navzdol - ali še bolje, nekje zunaj vidnega polja. 'Študije kažejo, da nas samo prisotnost telefona moti, tudi če je izključena in obrnjena navzdol.' (Brez panike, preverite lahko telefon in e-pošto ter klepete v Googlu, Twitter in vse ostalo, ko se izteče določeno obdobje izostritve.)

Če ste nekdo, ki mu je všeč hrup v ozadju , bodite previdni, kaj ste izbrali za poslušanje. Morda mislite, da je podcast, Pisarna ponovitve ali rap glasba vam pomaga, da se osredotočite, lahko pa gre ravno obratno.

'Vsi so drugačni, vendar študije kažejo, da je to na splošno zelo moteče. Najbolj moteč pri ljudeh je zvok glasov drugih ljudi, «pravi Thomas. 'Če resnično želite hrup, naj bo hrup: klasična glasba, zvoki oceanskih valov, čričkanje čričkov ali prasketanje ognja.'

POVEZANE: Beli, roza ali rjavi hrup - katera barva je za vas?

Razčlenite naloge in določite točke ustavitve

Ko se odločite, da je čas za nalogo in ste odpravili morebitne prekinitve, jo opravite, 'ali dokler ni končana ali dokler ne pridete do točke ustavitve, ki ste jo določili, preden ste začeli.' Tu gresta čas in pozornost z roko v roki.

Če je to eno veliko opravilo, ga razdelite na dosegljive koščke, katerih dokončanje postanejo vaša določena postajališča. Vsakemu se posvetite z vso pozornostjo, dokler ne konča. Ali nastavite časovnik in se odločite, da boste vso svojo pozornost usmerili v dokončanje tega, kar lahko v tem časovnem okviru.

Začnite reformirati stare navade

Ta korak je namenjen izvajanju zgornjih navad, da bi bilo osredotočanje vaše pozornosti druga narava.

'Ljudje me veliko sprašujejo, & apos; Ali smo odvisni od svojih naprav?' Nisem psiholog, vendar vam lahko rečem, da naša tehnologija namenoma ustvarja navade, «pravi Thomas. 'Vse aplikacije na naših telefonih ... so namenjene kraji naše pozornosti.'

Preklop z naloge na nalogo ali popuščanje skušnjavi, da počistite obvestilo, preverite besedilo, vklopite televizor zaradi hrupa v ozadju - vse to je postalo del našega vsakdanjega življenja. V bistvu smo usposobljeni, da vas moti vsak korak. 'Navajeni smo na motnje,' je prepričan Thomas.

Z ublažitvijo preusmeritve pozornosti se 'navadite na daljša obdobja brez [njih] in začnete graditi svojo sposobnost, da ostanete dalj časa zbrani,' pravi. 'Tako kot odvračanje pozornosti odseva vašo pozornost, nadzor nad temi motnjami poveča vašo pozornost. [Sčasoma], namesto da preklapljate vsakih nekaj minut, imate več možnosti izbire, ko preklopite. '

'Naš neuspeh pri doseganju najpomembnejših stvari - tako definiram produktivnost - ni v tem, ker nimamo dovolj časa čez dan,' zaključi Thomas. 'Obnašamo se, kot da smo popolnoma nemočni pred vsemi stvarmi okoli sebe, v resnici pa nismo. Zame je to najpomembnejše sporočilo in tisto, do katerega sem najbolj navdušen ... Resnično želim, da ljudje razumejo, da imate nadzor nad svojo pozornostjo. No, mogoče ne, zdaj pa lahko. '

POVEZANE: Želite nehati odlašati? Tukaj je 7 različnih trikov, ki jih lahko preizkusite zdaj (ne kasneje)