Postavite papir na svoje mesto

Splošno pravilo za papirje je, da vse zavržemo. Ko to rečem, so moje stranke vedno videti neumne. Seveda ne mislim, da bi morali v celoti odpraviti papirje. Poskušam le preučiti, koliko odločnosti potrebujemo, da izberemo samo tiste, ki so nujno potrebne, in ostalo zavržemo. Listi papirja se zdijo tako tanki; pogosto se obesimo nanje, ne da bi v resnici razmišljali. Več kolikor dokumentov naberemo, več časa traja iskanje določenih dokumentov in težje jih je urediti.

Začnite tako, da zberete vse papirje na enem mestu in si ogledate vsakega. Tudi papirje v kuvertah je treba vzeti in preveriti stran za stranjo, če se jim primešajo reklamni letaki ali drugo neželeno gradivo.

Med brskanjem po vsebini je lahko v pomoč razvrščanje dokumentov v kategorije. Tako jih lahko vložite, ko končate hitreje in lažje. Prispevke lahko na splošno razdelimo v tri kategorije: v čakalni vrsti, shrani, ker moraš, in shrani, ker želiš.

moj mačji pesek smrdi grozno

POVEZANE: Kako odpraviti nered s papirjem v samo 5 minutah na dan

Med čakajočo kategorijo spadajo papirji, ki potrebujejo nekakšne ukrepe, na primer neporavnane račune. Priporočam, da jih shranite v eno pokončno škatlo, dokler se z njimi ne spoprimete. Tako se ne bodo premešali s papirji v drugih kategorijah.

Nato poglejmo papirje, ki jih moramo shraniti . Razvrstite jih po kategorijah in jih shranite v omari ali v mapah na polici. Če vam originalov ni treba hraniti, jih lahko optično preberete in shranite v elektronski obliki. V tem primeru je bolj učinkovito, kot da jih med razvrščanjem optično preberete, da jih shranite na pozneje kopiran kup in skeniranje opravite naenkrat.

Zadnja kategorija so papirji, ki jih želite shraniti iz drugih razlogov. To lahko vključuje dokumente, ki jih želite hraniti kot referenco, ali tiste, ki vas dejansko spodbujajo. Ker pa je odboj pogosta težava, ko se ljudje držijo stvari samo zato, ne pozabite, da je osnovno pravilo za papirje, da jih vse zavržemo.

V mojem urejanje ure , ko ima stranka težave pri odločanju, katere dokumente naj obdrži in katere zavrže, sprožim vprašanja o vsakem - stvari, kot so Kdaj to potrebuješ ?, Kako dolgo imaš to ?, Kako pogosto se vrneš in pogledaš it ?, Ali lahko isto vsebino najdete v internetu ?, ste jo že shranili v računalnik ?, kolikšen problem bi bil, če tega ne bi imeli ?, in ali resnično vzbuja veselje? Če se pogovarjate o predpostavki, da bi jih morali vse zavreči, si poskusite predstavljati, da sem pravkar vstopil v vašo pisarno in sporočil, da bom razdrobil vse vaše papirje. Kaj bi naredil? Katere bi premešali, da bi jih rešili pred drobilnikom?

Kako shraniti papirje, da se nikoli ne vrnete

Dokler boste upoštevali moja tri pravila shranjevanja, se ne boste nikoli več vrnili v nered.

Sorodni predmeti

1. Kategorizirajte vsak papir do zadnjega lista.

Najprej razvrstite svoje dokumente v jasne kategorije, kot so predstavitve, predlogi projektov, poročila in računi. Uporabite katerikoli sistem, ki vam najbolj ustreza. Zdaj je čas, da svoje dokumente razvrstite na način, ki vam olajša življenje.

dva Papirje hranite pokonci.

Za optimalno učinkovitost je ključnega pomena shranjevanje papirjev v sistemu visečih datotek. Vsako kategorijo papirjev shranite v ločeno mapo in shranite v omarici ali pokonci v škatli, ki je na polici. Če jih shranite na ta način, boste lažje videli, koliko papirjev imate. Videti je tudi urejeno in urejeno.

3. Naredite polje v teku.

Hranite samo tiste papirje, s katerimi se morate ukvarjati tisti dan. Ko obdelate čakajoče papirje, zavrzite tiste, ki jih ni treba hraniti.

Ko razvrstite svoje dokumente in se odločite, kam spada posamezna kategorija, si oglejte svoj delovni prostor in določite največ prostora, ki ga imate na voljo za njihovo shranjevanje. Ko to presežeš skladiščne zmogljivosti , papirji se bodo začeli prelivati. To je signal, da morate ponovno preučiti, kaj je tam. S takšnim rednim preverjanjem lahko papirje vedno urejate.

POVEZANE: Marie Kondo v svoji zadnji knjigi razkriva, kako najti službo, ki bo vzbudila veselje

Corral Your Book Collection

Najbolje prodajana knjiga, ki ste jo upali nekoč prebrati, knjiga o knjigi o računovodstvu, ki ste jo kupili za izboljšanje svojih spretnosti, knjiga, ki jo prejmete od stranke ... kakšne knjige imate v svojem delovnem prostoru?

katere so tri strategije, ki jih lahko uporabite za sprejemanje boljših finančnih odločitev?

Knjige so napolnjene z dragocenim znanjem, ki nam lahko pomaga opravljati svoje delo. Ko jih hranimo za pisalno mizo ali na policah, nam lahko dajo navdih ali občutek varnosti. Če jih beremo, lahko povečamo našo motivacijo in že samo njihovo prikazovanje lahko doda osebni pečat našemu prostoru. V resnici pa knjige pogosto delamo iz napačnih razlogov.

Ena od mojih strank je imela v svoji pisarni knjižico, polno neprebranih knjig. Ko smo jih prešteli, jih je bilo več kot 50, več kot polovica pa je sedela na polici dve leti ali več. Med naslednjimi počitnicami bom prebrala čim več, je izjavila. Ko sva se spet srečala, pa nisem bil presenečen, ko sem slišal, da je na polovici odnehala. Večina knjig, ki jih je uspela prebrati, so bili njeni najnovejši nakupi. Če bi jih pustili neprebrane, se mi je zdelo tako zapravljivo, da sem se odločila, da jih hitro preberem, da jih prebrodim, je dejala. Toda začel sem se počutiti, kot da to počnem samo iz občutka dolžnosti. Ni mi prinašalo nobenega veselja. To se je zdelo še bolj zapravljivo, zato sem se odločil, da jih bom pustil veliko. Na koncu se je odločila, da bo v svoji pisarni obdržala le skrbno izbranih 15.

POVEZANE: Najboljše knjige leta 2020 (doslej)

Ko pospravljate knjige, začnite tako, da jih zberete na enem mestu. Morda razmišljate, da bi bilo bolje, da jih preprosto izberete tako, da si ogledate naslove, ko so še v vaši knjižnici, vendar tega koraka ne preskočite. Knjige, ki so predolgo ostale na polici, so postale del kulise. Vaš um jih ne zabeleži, tudi če so ti neposredno v vidnem polju, zato se je težko odločiti, kateri vzbudijo veselje. Le če vzamete vsakega v svoje roke, jih lahko dejansko vidite kot ločeni entiteti.

Če težko presodite, ali določena knjiga vzbuja veselje, si poskusite zastaviti določena vprašanja. Na primer, kdaj ste ga kupili? Kolikokrat ste ga že prebrali? Bi jo radi prebrali še enkrat?

Drugo vprašanje, ki si ga zastavite, je, kakšno vlogo ima ta knjiga v vašem življenju. Knjige, ki sprožijo veselje so tiste, ki vas motivirajo in spodbudijo, ko jih berete in preberete, tiste, ki vas osrečujejo že ob vedenju, da so tam, tiste, ki vas obveščajo o najnovejših informacijah, in tiste, ki vam pomagajo pri boljšem opravljanju vašega dela, na primer priročniki.

kakšna je najpogostejša velikost prstana

Zadnje vprašanje, ki ga je treba zastaviti, je, ali bi knjigo še vedno kupili zdaj, če bi jo videli v knjigarni, ali če je doživela svoj vrhunec glede na vaše zanimanje zanjo. Samo zato, ker ste zanje plačali, še ne pomeni, da morate vsako knjigo dokončati.

Namen spraševanja takšnih vprašanj ni prisiliti se, da brezglavo očistite knjige. Namesto tega vam bo pomagal raziskati vaš odnos z vsakim, ki ga imate. Če vam knjige vzbudijo veselje, potem je pravilna izbira, da jih zaupate, kolikor jih želite.

Prilagojeno iz Joy at Work © 2020 KonMari Media Inc. in Scott Sonenshein. Uporablja se z dovoljenjem Little, Brown in Company, New York. Vse pravice pridržane.

Marie Kondo je avtorica knjige najboljši prodajalec s Magija pospravljanja, ki spreminja življenje (12 dolarjev, amazon.com ; 16 dolarjev, bookshop.org ) in Veselje v službi (10 USD, amazon.com ; 23 dolarjev, bookshop.org ) , in je zvezda Pospravljanje z Marie Kondo na Netflixu. Scott Sonenshein je profesor na univerzi Rice in najbolje prodajani avtor knjige Raztegniti (23 dolarjev, amazon.com ; 28 dolarjev, bookshop.org ) .