Pošljite povratne informacije hitro, vendar ne takoj.
Ne čakajte na letni pregled, ki bo razkril področja izboljšav. Hitro opozorite na vprašanja, da bodo podrobnosti sveže v vaših mislih. Dan po incidentu je sladka točka; če imate malo časa, utihnejo vroča čustva in vam omogočajo, da se pripravite in ste bolj premišljeni s svojimi besedami. Trenutno bosta imeli obe strani močnejši, manj koristen odziv, pravi Jennifer Porter, vodilna partnerica Poročna skupina , podjetje za razvoj vodenja in tima. Letni ali četrtletni pregledi bi morali zajemati cilje in se osredotočati na povratne informacije, usmerjene v prihodnost - na primer na to, kaj mora nekdo narediti bolj ali manj za napredovanje v svoji karieri (če bi postali bolj obvladljivi v analitiki podatkov, vidim, da poskakujete Naslednja stopnja).

Ne pozabite na svoj namen.
Razmislite, zakaj bi si sploh želeli deliti povratne informacije. To počnete, ker želite osebi pomagati do uspeha, pravi Porter. Takrat se morda počuti manj dobronamerno od tega - morda mislite, da morate le omejiti slabe navade ali popraviti površno delo - toda kakršne koli povratne informacije pomagajo vaši ekipi, da se uči in raste. Prav tako si želite zaslužiti njihovo zaupanje. Če ne posredujete povratnih informacij, bo nekdo drug opravil in morda ne bo opravil tako dobrega dela, kot bi ga, pravi Freyan Billimoria, direktor službe za ljudi pri Delitev spretnosti , spletna učna skupnost. Med pogovorom izrazite svojo namero. Recimo, to vam povem, ker mi je mar za vas in želim, da ste čim bolj učinkoviti.

Pomislite na vsebino, ne na dostavo.
Mnogi menedžerji skrbijo, kako bodo namesto tega, kar bodo rekli, omilili udarec, pravi Porter. To je tako, kot da bi se pripravili na govor in se osredotočili na to, kaj boste oblekli, namesto na vsebino predstavitve, ugotavlja. Vprašajte se: Kaj je moje glavno sporočilo? Kaj upam, da ta oseba vzame iz pogovora? Kaj naj se zgodi naprej? Zapišite, kaj boste povedali, in vadite pod tušem ali na zaupanja vrednem sodelavcu. Umešajte se v vedenje ali ravnanje, ne pa razpravljati o občutkih, in navedite konkretne primere, kot da sem opazil, da ste ljudi šestkrat prekinili na tem sestanku (v primerjavi s tem, da ste nesramni do sodelavcev).

POVEZANE: Tukaj je natančno opisano, kako pridobiti prilagodljiv urnik na delovnem mestu

Začnite z vprašanjem.
Razprava naj bo dialog, ne monolog. Recimo, rad bi se pogovarjal z vami in delil nekaj povratnih informacij. Je to v redu? Človeška narava je, da pritrdi, toda z dovoljenjem lahko odnos okrepite, pravi Porter. Druga taktika: druga oseba naj vodi pogovor. Recimo, rad bi se pogovoril s tabo x . Kaj se vam zdi dobro? Kaj mislite, da ne? Dajte zaposlenemu čas, da se odzove. V mnogih primerih že vedo, kje jim primanjkuje, pravi Fran Hauser, avtor Mit o lepi deklici (16 dolarjev; amazon.com ). Ko pogovor oblikujete kot sodelovanje, namesto kot kritiko, je ton bolj podporen.

Uporabite manj besed.
Bodite čim bolj natančni. Nejasne ali klišejske fraze (delati morate na svoji prisotnosti direktorja) ali odmerek, prevlečen s sladkorjem, je za poslušalca zmeden in povečuje verjetnost, da bo popolnoma spregledal vašo besedo. Če s 100 besedami rečete, da je nekdo zamudil rok, si preveč razložite, pravi Porter. In ko se napolnite s polnilnimi besedami in mehčalci (vem, da ste preobremenjeni), se v povratnih informacijah začutijo osebne in pristranskost se lahko prikrade, pravi Billimoria. Namesto tega pojdite na bistvo in omenite, kaj ste opazili. Recimo, opazil sem, da smo zamudili rok za zadnji dve poročili. Kaj se je zgodilo?

Ne zalivajte svojega sporočila.
Običajna navada, da si med dve rezini hvale pošiljamo negativne povratne informacije, je morda nagonska, a to je ena največjih napak, ki jih upravitelji naredijo, pravi Billimoria. Če skrijete povratne informacije znotraj komplimentov, ki jih želite vrniti, vam besede odvzamejo moč. Ljudje vidijo, da prihaja; potem bodo zavrnili pozitivno, počakali na negativno in ne bodo zaupali temu, kar imate za povedati, pravi Porter. Kaj lahko storite, da boste prijazni, a neposredni: povratne informacije izrazite pozitivno, pravi Hauser. Recimo, veliko gre dobro, vendar imam konstruktivne povratne informacije o nekaterih stvareh, ki jih je treba izboljšati, ali pa imam nekaj nasvetov, ki vam lahko pomagajo.

POVEZANE: Z našimi nasveti za upravljanje e-pošte s strani profesionalca se dobro lotite svoje mape »Prejeto«

Navedite kontekst.
Zakaj vas zanima, če nekdo dostavi delo pozno? Ali predstavitev ne formatira popolnoma? Odgovori so vam morda očitni, a zaposleni mora razumeti, zakaj stojijo za vašimi povratnimi informacijami. Poskusite umestiti določene opombe v širšo sliko - na primer, ko naš oddelek zamuja z delom, to vpliva tudi na druge ekipe ali če so vaši finančni podatki neusklajeni, lahko ljudem povzroči pomanjkanje zaupanja v vaše številke. Pojasnitev, zakaj so vaše povratne informacije pomembne, lahko olajša dostavo in poslušanje.

Bodite empatični.
Prejemanje kritičnih komentarjev je težko. Ni pomembno, kako spretni ste pri podajanju povratnih informacij. Še vedno boli, pravi Porter. Ne bodite prestrogi, poslušajte perspektivo sogovornika in bodite mirni. Izogibajte se tudi besedi, ki jo lahko. Prefinjene besedne odločitve lahko pogovor naredijo bolj kot dialog kot napad, pravi Hauser. Na primer, namesto da bi rekli: To je tisto, kar mislim, da bi lahko storili drugače, recimo: To mislim, da bi lahko storili drugače.

Naredi to iz oči v oči.
Pošiljanje težkih novic po e-pošti ali telefonu je mamljivo, vendar je osebno srečanje (ali prek Skypea ali FaceTimea) učinkovitejše, pravi Hauser. Omogoča vam branje neverbalnih namigov in čustvenih namenov. Soočenje iz oči v oči je edini način, s katerim lahko druga oseba zazna vaše sočutje, pravi Hauser. Če svojega zaposlenega ne vidite, bo težje ugotoviti, ali je razburjen ali celo pozoren na to, kar govorite. Sedite pokonci in ohranite očesni stik, ne glede na to, kako težko je, pravi Hauser.

Pripravite načrt nadaljnjih ukrepov.
Pogovor zaključite z razpravo o naslednjih korakih. Vprašajte, kako vam lahko pomagate, in se skupaj odločite, kdaj naj se spet pogovorite (dnevi, tedni ali meseci kasneje, odvisno od težave). Nato se čez dan ali dva prijavite, kako se počuti druga oseba. Naravno je, da sprejemnik povratnih informacij odide nekoliko ranjen iz pogovora, četudi je bil produktiven, pravi Porter. Ljudem morate dati čas za obdelavo, pravi Billimoria. Ključ do močnih odnosov je zanka nazaj. Ko boste to storili, si boste prislužili zaupanje, kar bo olajšalo izmenjavo povratnih informacij naslednjič.

Ne pozabite tudi vi pohvaliti.
Pošiljanje pozitivnih povratnih informacij naj bo del vaše rutine - ne stiskajte jih le v neprijetne pogovore. Bistvo ni preprosto umiriti ljudi ali vsem podeliti pokal; pozitivne povratne informacije so orodje za strokovni razvoj. Najprej je konstruktiven - za ljudi je koristno, da vedo, kaj dobro delajo, da lahko to delajo še naprej. Drugič, pomaga ustvariti kulturo, ki je bolj odprta in strpna do povratnih informacij, pravi Porter. Tudi tu bodite natančni. Recimo, zelo mi je všeč, kako ste se spopadli s tem izzivom, ali cenim, da ste se pogovarjali z drugimi oddelki, da bi dobili njihov vstop. In to recite pogosto. Za vsako kritiko bi morali izreči vsaj pet pohval, pravi Hauser. To ljudi pripelje do mesta, kjer si želijo povratnih informacij.