1. korak: Premestite preverjene račune in listke ATM

Skoraj vse vaše finančne dokumente lahko razdelimo v tri kategorije: evidence, ki jih morate hraniti samo za koledarsko leto ali manj, papirje, ki jih morate hraniti sedem let (običajno okno, v katerem je lahko revidirana vaša davčna napoved), in papirje, ki bi se jih morali držati v nedogled.

Na primer, ali morate res shraniti vsa potrdila o dvigu bankomatov? Ne. Ko ste preverili podatke, kot so navedeni v vašem spletnem računu ali na mesečnem izpisku, lahko vržete bankomat. Enako velja za položnice in potrdila o kreditnih karticah. Ne shranjujte potrdil o prodaji za manjše nakupe, potem ko ste nekajkrat zadovoljivo uporabili izdelek ali ko je garancija potekla. Hranite potrdila o večjih nakupih (vsi predmeti, katerih nadomestni stroški presegajo odbitne vrednosti zavarovanja lastnikov stanovanj ali najemnikov).

Kmalu po koncu koledarskega leta boste verjetno lahko vrgli (ali bolj varno, raztrgali) kopico dodatnega papirja, vključno s svojimi plačilnimi lističi, mesečnimi izpiski na kreditnih karticah in hipoteko, računi za komunalne storitve (če niso potrebni za poslovne odbitke) ter mesečna ali četrtletna poročila borznoposredniških družb in družb vzajemnih skladov za preteklo leto.

'Običajno je celotna letna dejavnost podrobno navedena v vaši zadnji izjavi ob koncu leta, zaradi česar je vsaka druga izjava odveč,' pravi Ed Slott, CPA iz Rockville Centra v New Yorku. Končni izplačilni list in obrazec W-2 na primer dokumentirata ves vaš zaslužek v tem letu, če delate za nekoga drugega; če ste samozaposleni, 1099 obrazcev stori enako za vas. Podobno večina investicijskih družb in nekateri izdajatelji kreditnih kartic januarja pošljejo izčrpne izjave. 'Hranite mesečne posodobitve, dokler jih ne uskladite s povzetki ob koncu leta,' pravi Slott.

2. korak: Končne izjave se držite do sedem let

Vendar boste morali te končne izpiske na kreditnih karticah, skupaj s svojimi W-2 in 1099, hraniti vsaj tri leta in po možnosti sedem. Notranja davčna uprava ima do treh let od datuma vložitve davčne napovedi, da jo preuči zaradi napak, in do šest let, da opravi revizijo, če obstaja razlog, da sumite, da ste bruto dohodek podcenili za 25 odstotkov ali več. (Za vsakogar, ki je namerno storil goljufijo, ni zastaranja.) Dejansko boste morali hraniti vse dokumente, ki podpirajo vašo vrnitev, dokler se revizijsko okno ne zapre. Med dodatnimi dokumenti, ki jih morate obdržati: preklicani čeki in potrdila o vseh odbitnih poslovnih stroških (kot so stroški za razvedrilo, opremo za domačo pisarno in poklicne prispevke), prispevki za pokojninske račune, dobrodelne donacije, računi za nego in varstvo otrok - žepni zdravstveni stroški, preživnine in hipotekarne obresti ter plačila davka na premoženje.

Če niste zavestno oddali lažne napovedi, lahko te dokazila vržete po treh do sedmih letih, odvisno od tega, kako enostavna je vaša davčna situacija.

Toda ne zavrzite dejanskih davčnih napovedi ali povzetkov ob koncu leta svojih naložbenih računov, tudi potem, ko možnosti za revizijo skoraj ne izginejo. Ti dokumenti ne zajemajo veliko prostora in so lahko zelo koristni za prihodnje finančno načrtovanje.

Za namene zavarovanja boste želeli obdržati tudi potrdila o večjih nakupih in račune, ki prikazujejo, koliko ste neomejeno plačevali za izboljšave stanovanj, tako da boste zadovoljili potencialne kupce in zmanjšali možne davke na dobiček pri prodaji doma. Ključnega pomena je, da hranite potrditvene liste, na katerih so prikazane oznake upravičencev in nakupna cena delnic, vzajemnih skladov in vseh drugih naložb, ki jih imate; držite se teh evidenc za nedoločen čas, ker boste nekega dne, pravi Slott, 'morali vi ali vaši dediči natančno vedeti, koliko ste plačali za določitev dobička od vaše naložbe za davčne namene.'

3. korak: Dajte svojim papirjem dom

Če imate rezervno sobo ali kotiček, ki ga lahko določite za kraj, kjer se ukvarjate s papirji, super; v nasprotnem primeru bo to storil predal, omarica ali omara, kamor lahko shranite račune in tekoče evidence, ki se nahajajo blizu mize, na katero lahko pišete čeke. Kar zadeva zaloge, boste našli mape ali kuverte za manile, ki vam bodo prav prišle za vložitev papirjev, prav tako pa tudi omarica s kartoni ali kartonska škatla za shranjevanje evidenc.

Oporoko, rojstna in zakonska potrdila, zavarovalne police, premoženjske listine in druge stalne evidence hranite na varnem, a dostopnem mestu v bližini drugih finančnih dokumentov, tako da boste lahko vi in ​​vaši dediči vedno hitro prišli do njih, če bodo morali .

4. korak: Bodite sistematični

Pripravite načrt za obdelavo celotnega papirja. Izberite mesto, kamor boste položili račune, recimo kuverto manile, predal ali plastično škatlo ali sortirko ― in v vsako kuverto vrgli, ko prispe po pošti. Potem ko boste sedeli plačevati račune, boste imeli na enem mestu vse potrebne papirje.

Zdaj je tu ključ: Ko plačate račun ali preverite izpisek, ga takoj vložite. 'Vaš cilj bi moral biti, da se čim manjkrat dotaknete papirja, ne pa da ga premešate s kupčka na kup,' pravi Paula Boyer Kennedy, finančna načrtovalka v pisarni Ernst & Young v Minneapolisu. „Če položite račun nazaj v predal, potem ko ga plačate, bo našel prijatelje, ti pa se bodo parili in rodili potomce. Kmalu boste dobili pravo leglo. '

Še enkrat, zelo osnovni sistem arhiviranja je vse, kar potrebujete. Najenostavnejši način je, da vse, kar je povezano z davki, vržete v eno posodo, takoj ko končate z njo - dovolj je predal, omarica za datoteke, papirnata harmonika ali celo škatla za čevlje. Na ta način boste, ko boste pripravljeni izpolniti svojo davčno napoved, na dosegu roke imeli vse potrebne papirje. Lahko pa že na začetku nastavite nekoliko bolj organiziran sistem z ločenimi mapami datotek za glavne kategorije vašega življenja. Mape lahko na primer označite po vrsti računa (izpiski s kreditnih kartic, izpiski o posredovanju, računi za komunalne storitve itd.) Ali po davčni kategoriji (odbitni poslovni stroški, dobrodelni prispevki itd.) Ali po finančnem cilju ( stanovanja, upokojitev, visokošolski sklad itd.). Na začetku lahko traja več časa, dolgoročno pa bo prihranilo čas.

5. korak: Odpravite zaostanke

Ko imate vzpostavljen sistem, se morate še spoprijeti z vsemi kupčki, ki ste jih že nabrali. Namesto da bi začeli obsežno reorganizacijo, začnite s sortiranjem po majhnem kupčku. Pol ure na dan lahko namenite prebiranju starih časopisov, morda med gledanjem novic ali poslušanjem glasbe.

Presenečeni boste nad razliko, ki jo ima majhna organizacija. 'Ljudje se ne zavedajo, koliko plačajo, ker imajo finančne dokumente v neredu - pozno bremenitev kreditne kartice tukaj, izgubljeni davčni odtegljaj tam,' pravi Stephanie Denton, profesionalna organizatorka v Cincinnatiju. Še večje pa so lahko dolgoročne duševne in finančne koristi. Ko se enkrat organizirate, 'lahko svojo mentalno energijo usmerite v resnično pomembne stvari, kot so vaše naložbe in finančni cilji,' pravi Terry Savage, avtor knjige Divja resnica o denarju ( amazon.com ). 'Če uredite svoje finančne dokumente, boste v miru dobili velike dividende.'