V delovnem svetu je malo več dobrodošlih kratic kot OOO. Poleg tega, da ste obljuba brezskrbnega obstoja, je na delovnem e-poštnem sporočilu odsotnost tudi praktičen način, da sodelavci in stranke obvestite, da boste težko dosegljivi - če ne nedosegljivi - za določeno količino čas. Torej, čeprav je ni treba preveč razmišljati (tukaj ne pišete romana), je vseeno, kaj vključite.

bi morali dati napitnino za masažo

Morda se vam bo zdelo nekoliko nerodno in robotsko, če vnaprej napišete sporočilo, da ne želite pisati, vendar je nujno in koristno za vsakogar, ki bi ga poskušal doseči, medtem ko na plaži srkate Mai Tais ali pohodite Machu Picchu. (Poleg tega vam bo nastavitev sporočila o oddaljenosti pomagal, da se odklopite in se sprostite, če imate težave z zapuščanjem službe v službi.) Tukaj je, kaj morate reči (in česa ne) v samodejnem odgovoru na dopust.

POVEZANE: 9 načinov, kako prihraniti za dopust, ki si ga zaslužite

1. Vključite pozdrav in odjavo.

Seveda bo način odpiranja sporočila OOO odvisen od vaših osebnih želja in delovnega okolja. Čeprav velik 'zdravo' ni nujno potreben, morate nekje začeti in lepo je dodati človeški pridih. Če skočite naravnost v trenutek, ko sem trenutno zunaj pisarne ... se vam zdi preveč čudno in ločeno, se s preprostim, Živjo ali Hvala za vaš e-poštni naslov.

Enako velja za vaš podpis. Dobrodošli ste, da končate z datumom vaše vrnitve, če pa je smiselno, da zaključite s tem, kot je: 'Hvala!', 'Najboljše, (vaše ime)' ali 'Lep vikend (ali vstavite počitnice tukaj)! ', pojdite.

2. Vključite, kako dolgo boste zunaj.

Omenite začetni in končni datum: potoval bom od 3. do 7. julija in ne bom preverjal e-pošte. Ko se vrnem v pisarno, 8. julija, bom odgovoril na vašo opombo (ko se vrnete, ne pozabite izklopiti odzivnika na počitnicah!).

3. Vključite, ali boste preverjali e-pošto ali ne.

Sporočilo v oddaljenosti ni koristno samo, če greš popolnoma izven mreže. Morda potujete v službo ali na daljavo, zaradi česar je komunikacija občasna in povezava WiFi onemogočena. Če ne želite preverjati ali odgovarjati na e-pošto, recite (glejte zgornji primer). V nasprotnem primeru je koristno nastaviti sporočilo, ki ljudi opozarja, da zaradi potovanja ali obveznosti na kraju samem ne boste tako zanesljivo dosegljivi. Vse je v postavljanju pričakovanj za tiste, ki vas poskušajo doseči. Na primer: Hvala za vašo opombo! Na fotografiranje bom potoval do 3. julija in redno preverjal e-pošto / omejen dostop do e-pošte in se lahko počasi odzivam.

4. Vključite, kako se obrniti na vas (če sploh).

Če boste na voljo v določeni vlogi, opišite, kako natančno stopiti v stik. Na primer: ne bom preverjal e-pošte, če pa me morate iz kakršnega koli razloga kontaktirati, se obrnite na mojo celico ... Ali: Če je to časovno občutljivo, mi prosim znova pošljite e-pošto (datum, ko return), tako da je na vrhu moje mape »Prejeto«. Ali: Za nujne zahteve se obrnite na (ime asistenta, kolega, samostojnega ali drugega poklica, ki je na voljo v pisarni). Preden v svoj OOO vključite kontaktne podatke drugega sodelavca, jih počistite - tudi če ste njihov nadrejeni, je še vedno prijazna vljudnost.

5. Izogibajte se nepotrebnim osebnim podatkom.

Če ste tisti konec tedna na porodniškem / očetovskem dopustu ali se poročite (!), Je to povsem v redu, ampak to je približno toliko, kolikor je treba osebno deljenje dati v samodejnem odgovoru. Razmislite, kako bi se lahko odzvali na sporočilo nekoga, ki bi odtehtalo preveč osebnih podatkov. Želite, da oseba na sprejemnem koncu ve, a), ali bo odgovarjala na njeno e-pošto ali b), kdaj lahko pričakuje, da se vam bo javila. Karkoli drugega je verjetno TMI, zato naj bo preprosto.

POVEZANE: Najboljši način za podpis e-pošte, če želite hiter odziv