Ali vaša pisarna uporablja platformo za takojšnje sporočanje, kot sta Slack ali Google Hangouts? Trenutno ga lahko uporabljate samo za stranski klepet s sodelavcem BFF ali za hitro pošiljanje pinga šefu, da pove, da zamujate. Če pa IM ne izkoriščate za poenostavitev delovne komunikacije in spodbujanje učinkovitega sodelovanja med svojo ekipo in drugimi skupinami, bi morali. Tukaj je pravi način - in pravi čas - za uporabo neposrednih sporočil v službi.

IM ali e-pošta?

E-poštno sporočilo z enim stavkom, odgovor z dvema besedama ali hiter pozdrav dobro deluje v sistemu za sporočanje, kot je Slack. Idealen je tudi za tekoče pogovore, ki zahtevajo veliko sem in tja - tistih, ki si nujno ne zaslužijo določenega, osebni sestanek ali telefonski klic , vendar jih je bolje prepustiti takojšnjemu sporočanju, da prihranijo e-poštne nabiralnike vseh. Čeprav je e-pošta še vedno potrebna za zunanjo komunikacijo, lahko platforma za sporočanje resno zmanjša vaš notranji obseg e-pošte.

POVEZANE: Z našimi nasveti za upravljanje e-pošte s strani profesionalca se dobro lotite svoje mape »Prejeto«

Bodite organizirani.

Resnična moč platforme za sporočanje je sposobnost katalogiziranja in organiziranja informacij, pravi Anna Pickard, vodja komunikacije z blagovno znamko v podjetju Slack. 'Za razliko od e-pošte, ki jo lahko sčasoma samodejno izbrišete ali onemogočite, ko nekdo zapusti podjetje, so datoteke in informacije, ki jih daje v skupno rabo v Slacku, vedno na voljo,' pravi, 'kar novim zaposlenim daje prednost pred znanjem skupine.' Organizacija je najpomembnejša. Ustvarite kanale glede na temo ali projekt in na pogovor povabite ustrezne ljudi. Ali želite klepetati ena na ena? Uporabite funkcijo neposrednega sporočila, da bodo razprave v kanalih osredotočene na temo.

Bodite kratki.

Pickard svetuje, da sporočila ostanejo prebavljiva z uporabo oznak in celo čustvenih simbolov. Če je treba o nečem razpravljati ali razložiti še naprej, začnite ločeno nit; v Slacku preprosto kliknite oblaček klepeta pod odgovorom. Zamislite si to nit kot stransko vrstico: hiper specifična je in vam omogoča, da podrobneje razpravljate o temi, ne da bi zamešali večji pogovor.

POVEZANE: 6 skupnih lastnosti vseh učinkovitih delovnih sporočil

zahvala za okvir slike

• Avtor Caylin Harris
• Maggie Seaver