KAKO PISATI UČINKOVITA E-POŠTNA SPOROČILA NA DELOVNEM MESTU RESNIČNO PREPROSTO

Če ste od kolega kdaj prejeli e-pošto z preveč podrobnimi navodili, nejasnimi prošnjami ali način preveč nepotrebnih prejemnikov, veste, kako pomembna je učinkovita e-poštna komunikacija pri delu. E-poštna sporočila, poslana brez organizacije ali razmišljanja, lahko dejansko ovirajo potek dela, na splošno motijo ljudi in povzročajo napačne komunikacije, ki se jim je mogoče izogniti.

Torej, kako ustvariti jasen, učinkovit e-poštni naslov, ki bo vzpostavil pravo ravnovesje med podrobnimi in jedrnatimi; tisti, ki zadene vse prave teme za vse prave ljudi, ki sodelujejo? Najprej morate vedeti, kdaj je treba nekaj poslati po e-pošti - v nasprotju z neposrednim sporočilom, osebni sestanek , ali telefonski klic . E-poštna sporočila so idealna za pošiljanje daljših seznamov navodil, prijavo v projekt ali skupno rabo datotek. E-poštna komunikacija bo zagotovila tudi pisni zapis vseh pomembnih pogovorov, na katere se boste morali pozneje pozvati. Tu je šest stvari, ki jih naredijo vsi učinkoviti pisci e-pošte, preden pritisnejo »pošlji«.

1. Povečajte vrstico predmeta

Najprej najprej želite prilagoditi zadevo sporočilu in / ali svojemu odgovoru. Pišete nekomu, ki vam je prejšnji teden poslal e-pošto? Ne povlecite starega nepovezanega sporočila in pritisnite »odgovori« - prejemnik je pozabil natančno, kaj so vam napisali pred tednom dni. Pomagajte jim jih orientirati in sestavite odgovor s svežo temo, ki odraža bodisi novo temo bodisi vaš odgovor na njihovo sporočilo (recimo, Osnovne informacije o naši najnovejši stranki Jane Doe ali Navodila do naše nove hiše v Clevelandu), pravi Peggy Duncan, strokovnjak za osebno produktivnost v Atlanti. Manj verjetno je, da boste prejemnika zmedli, vaše sporočilo pa bo kasneje lažje najti.

kako vse spakirati v torbo

Drugič, bodite natančni. Tu je na primer slaba / nejasna vrstica teme: Sestanek osebja. Zdaj je tu še boljša: Prosimo, pripeljite to prilogo ob 14. uri. sestanek zaposlenih. Ko vključite podrobnosti, na primer dejanje, ki je potrebno, ali podrobnosti, kje in kdaj, pomagate prejemniku, da takoj oceni pomembnost vašega sporočila, pravi Marsha Egan, avtorica Detox Inbox in navada odličnosti e-pošte (20 dolarjev; amazon.com ). Pomagal jim bo tudi, da se ne bodo pozabili opraviti zahtevane naloge.

Niste prepričani, kakšen bi moral biti predmet? Razmislite o ključnih besedah, ki bi jih uporabili, če bi morali e-pošto najti pozneje, pravi Nick Morgan, avtor knjige Me slišiš? Kako se povezati z ljudmi v navideznem svetu (11 dolarjev; amazon.com ).

2. Navedite podrobna navodila

Jasnost napisanih navodil lahko poveča ali zmanjša učinkovitost delovnega e-poštnega sporočila. Če dodeljujete posamezne naloge skupini ljudi, jih razčlenite po posameznih osebah in z uporabo točkovnih točk pomagajte vsem natančno vedeti, pri čem posebej potrebujete pomoč.

3. Previdno izberite prejemnike

Pred dodajanjem prejemnikov napišite e-pošto, pravi Vanessa Van Edwards, avtorica knjige Očarajte znanost o uspehu z ljudmi (12 dolarjev; amazon.com ). To ne bo samo preprečilo strašnega naključnega pošiljanja, temveč vam bo omogočilo tudi dodajanje prejemnikov glede na vsebino e-pošte. Se želite izogniti tem dolgim e-poštnim verigam za več oseb? Če za komentiranje nečesa, na primer dokumenta, potrebujete več ljudi, razmislite o ustvarjanju datoteke, ki jo je mogoče deliti z drugimi (na primer Google Doc), kjer lahko vsi predlagajo spremembe v enem prostoru, ne da bi poslali tisoč e-poštnih sporočil.

POVEZANE: Vse, kar bi morali (in ne bi smeli) vključiti v e-poštno sporočilo o odsotnosti

4. Izrežite odtočni jezik

Pošljete e-pošto o snafu, ki ga je treba popraviti? Namesto da bi poetično voskali o tem, kakšen vlek je ali čigava je krivda, se osredotočite na potrebno ukrepanje za odpravo težave. Na primer, namesto da bi rekli: 'Stranka ima težave z našo predstavitvijo in jo bo težko odpraviti,' poskusite: 'Z veseljem bi vam pomagali popraviti nekaj, kar je stranka vzpostavila na našem klicu.' To bo naredilo dajanje negativnih povratnih informacij ali zahtevati neprijetne naloge po e-pošti učinkoviteje.

5. Vključite navodila za odgovor

Tudi ko vaš e-poštni naslov ne zahteva odziva (v naslednjih dveh urah bom na zdravniškem sestanku ali poročilo lahko namesto danes oddate jutri), se mnogi počutijo dolžne, da ga potrdijo z OK ali hvala. Olajšajte tem ljudem. Če ne želite, da bi vam odgovorili, na koncu sporočila vključite besedo »Noben odgovor ni potreben«, pravi Duncan. Prihranite čas na obeh koncih in preprečite, da bi neuporabna e-poštna sporočila pretrgala nabiralnike. Prav tako ne oklevajte in vnaprej zahvalite, ko nekoga vprašate. Preprečili boste, da bi vas zamikalo, da bi poslali enovrstično Hvala, ko oseba piše nazaj.

6. Ne bodite preveč osebni

E-pošta je namenjena dejstvom in ne občutkom, pravi Egan. Zaradi pomanjkanja pregiba glasu in govorice telesa v digitalni korespondenci je mogoče določena čustva - kako se počutite do sodelavca, kaj mislite o sosedovi zabavi - zlahka napačno razlagati. Če želite izpostaviti občutljivo (ali manj pozitivno) težavo, jih raje pokličite.