Ne glede na to, ali je vaša korespondenca osebna ali profesionalna, smo vsi krivi, da smo občasno storili napačne e-poštne naslove. (Če bi le lahko izbrisali spomin na posredovanje tega neprimernega e-poštnega sporočila napačni osebi!) Ko boste naslednjič pripravili sporočilo za množico, upoštevajte te zapovedi e-poštnega bontona, da se izognete hudim komunikacijskim napakam.

POVEZANE: Vse, kar bi morali (in ne bi smeli) vključiti v e-poštno sporočilo o odsotnosti

Sorodni predmeti

1. Odgovori vsem previdno

Ne odgovarjajte vsem, razen če mora vsak posameznik s tega seznama vedeti, kaj morate povedati, pravi Aimee Symington, izvršna direktorica podjetja Finesse Worldwide. Predlaga, da pregledate imena s seznama in odgovorite samo tistim, ki dejansko potrebujejo vaš odgovor. To lahko pomeni odgovor samo pošiljatelju ali trem od sedmih prejemnikov. In če želi vaš vodja ali sodelavec kopirati nekaj, upoštevajte njeno zahtevo.

Premišljeni odgovori lahko drugim prihranijo čas. Ne glede na to, ali gre za poslovne ali socialne razloge, bo ljudi začela motiti tok nepomembnih e-poštnih sporočil, ker se morajo ustaviti, da jih odprejo, pravi Diane Gottsman, ustanoviteljica protokolarne šole v Teksasu. Zato dvakrat premislite, preden odgovorite z vsemi Ne morem, naslednjič vas povabimo na malico.

dva Nikoli ne puščajte vrstice predmeta prazne

Dobra vrstica teme pomaga prejemnikom, da dajo prednost e-pošti, pravi Lizzie Post, sovoditeljica podcasta Awesome Etiquette. Karkoli naredite, ne pustite praznega. Ko oblikujete predmet, bodite natančni in jedrnati ter pazite na črkovanje in slovnico. To je prva stvar, ki jo človek opazi, pravi Post.

POVEZANE: V 5 preprostih korakih organiziral svoje delovno življenje

Ker mora vrstica zadeve odražati vsebino e-poštnega sporočila, strokovnjaki priporočajo posodobitev vrstice zadeve, ko pogovor teče. Izogibajte se vrsticam z zadevami, ki bi lahko zmanjšale nujnost e-pošte (pomislite: hitro vprašanje za naslov večje težave z delom) ali povzroči, da nekdo pogreša sporočilo, za katero misli, da je že prebrano, pojasnjuje Gottsman. Predlaga, da začnete novo nit, če se je e-poštno sporočilo preveč oddaljilo od prvotnega sporočila.

3. Takoj se odzovite

Čeprav se strokovnjaki ne strinjajo o ustreznem odzivnem času za e-pošto, se strinjajo, da si skoraj vsak e-poštni naslov zasluži odgovor. Če preprost odgovor (Razumem, hvala ali se sliši kot dober načrt) zadostuje, poskusite odgovoriti takoj, ko preberete e-pošto.

Včasih bodo za e-pošto potrebni podatki, ki bi lahko trajali več dni, vendar to še ne pomeni, da lahko ljudi pustite obešene. Sporočite jim, da ste prejeli njihovo e-pošto, in se bodo vrnili, ko boste lahko, pravi Symington.

In ne pozabite uporabiti sporočila s samodejnim odgovorom, če potujete oz ven iz pisarne , dodaja, zato drugi vedo, da ne bi smeli pričakovati odziva.

4. Previdno naprej

Poskrbite, da iz pravih razlogov posredujete pravim ljudem, pravi Post. Pred posredovanjem ocenite občutljivost vsebine, ki vključuje morebitne priloge ter imena in kontaktne podatke za vse, povezane s sporočilom. Nekateri bi raje imeli, da njihovi kontaktni podatki ostanejo zasebni. Če nit vsebuje preveč podrobnih točk razprave, zaženite novo e-poštno sporočilo.

POVEZANE: Kako ravnati s 5 izjemno sitnimi situacijami sodelavcev

5. Povej nekomu, če so jo vdrli

Vsi smo že bili tam. Virus se prijema in preden vemo, dedka pošiljamo s povezavami, zaradi katerih bi kdo zardel. Če prejmete očitno virus, obvestite žrtev, ki morda ni seznanjena z dogajanjem. Samo recite: 'Želel sem vas obvestiti, da se to dogaja,' pravi Symington. To je lepo narediti.

6. Spoštujte umetnost pošiljanja e-pošte

Skrbi vas, da boste osebno naredili dober vtis, zakaj torej ne bi imeli e-poštne osebnosti enakega standarda? E-pošta je odsev vas in bi jo morali pisati kot črko več kot besedilo, obenem pa upoštevati kratkost, pravi Symington. Preverite črkovanje, slovnico in ločila. Vse zgornje črke pomenijo, da vpijete, vse male črke pa pomenijo, da ste leni. Preveč pisav, barv in smeškov je lahko dražilno, dodaja.

Bodite prijazni, ne da bi poskušali pretiravati s humorjem. Napačno bodite previdni, tudi če imate smisel za humor, pravi Gottsman. Ton je prepogosto zmeden v e-pošti in nočete izhajati kot neprofesionalen, ker nekdo ne razume vaše šale.

7. Ne pozabite: pri večerji ni e-pošte

Eno je, če imate priložnostni obrok s pomembnim drugim (jutri pa je jutri), vendar na večerji ne preverite e-pošte, pravi Post. Glede sestankov v pisarni je odvisno. Če kolegi v sejne sobe prinesejo telefone ali prenosnike za dostop do e-pošte med sestanki, potem je verjetno v redu. Zavedajte se, da bodo imele družbene kulture drugačne politike glede e-pošte, pravi. Spoznajte naravo e-pošte pri svojem delu, da boste primerni.